Mexwayfood ist ein Full-Service Eventcaterer für mexikanische, amerikanischen und gutbürgerliche Küche
Problem
Vor der Automatisierung erforderte die Rechnungsbearbeitung erheblichen manuellen Aufwand. Mitarbeiter mussten Rechnungsdetails aus E-Mails und PDFs mühsam extrahieren, was zeitintensiv und fehleranfällig war. Auch das Erstellen und Aktualisieren von Aufgaben in Trello sowie die Datenübermittlung an Datev waren manuelle Prozesse. Diese Ineffizienzen führten zu Verzögerungen, erhöhten das Fehlerpotenzial und belasteten das Team unnötig.
Lösung
Mit Google Cloud Vision werden die Rechnungsdetails aus den PDF-Anhängen der E-Mail-Rechnungen extrahiert. Diese Details werden anschließend mit ChatGPT überprüft, um die Rechnungsart, die Zahlungsbedingungen und andere relevante Informationen zu validieren und zu entscheiden, ob eine Bearbeitung notwendig ist. Basierend auf diesen Entscheidungen legt das System entsprechende Aufgaben in Trello an, inklusive Fälligkeitsdaten und angehängter Rechnung.
Nach manueller Erledigung dieser Aufgaben wird die Rechnung automatisch an Datev übermittelt, was eine nahtlose Buchhaltung ermöglicht
Rechnungseingang per Mail
Umwandlung der PDF-Details in Text
Details validieren und Entscheidungsfindung
Erstellen von Aufgaben
Abschluss einer Aufgabe
Rechnungsaufnahme in Buchhaltung
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30min
eingesparte Zeit pro eingehender Rechnung*
90%
geringere Fehlerquote in der Bearbeitung von Rechnungen*
“Die Automatisierung hat unsere Rechnungsbearbeitung revolutioniert, Prozesse werden nun schnell und automatisch erledigt. Dies steigert die Effizienz und Teamzufriedenheit, da sich Mitarbeiter auf Kernaufgaben konzentrieren können. Die Integration mit Datev sichert zudem eine zuverlässige Buchführung.”
Mexway Food
Business Development Manager bei Mexwayfood
*Werte basierend auf Einschätzungen des Kunden